Üldalused ja normatiivid
Dokumentide loetelu on ettevõtte tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks, nende haldamiseks ning neile juurdepääsupiirangute määramiseks koostatud loetelu.
Dokumentide loetelu eesmärgiks on kiire ülevaate andmine asutuses loodud inforessurssidest.
Dokumentide loetelu koosneb dokumentide liigitusskeemist, sarjadele kehtestatud säilitustähtaegadest, juurdepääsu õigustest ning teabekandja kuju ja asukoha infost.
Liigitamise aluseks on funktsioonid ning nende täitmise käigus loodavad ning saadavad dokumendid on liigitatud sarjadesse ja allsarjadesse.
Sarjade ja allsarjade säilitustähtaegade kehtestamisel võetakse lisaks seadustes ja teistes õigusaktides kehtestatud säilitustähtaegadele arvesse:
Fakti või tegevuse tõestamiseks ning isiku õiguste kaitseks vajalikku tähtaega;
Tegevuste järjepidevuse tagamise vajadust.
Dokumentide loetelu koostamise õiguslikud alused:
Määrus "Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused"
Arhiiviseadus
Dokumentide haldamise standardid
Dokumentide loetelu koostatakse tähtajatult.
Loetelu vaadatakse üle iga aasta lõpus ning vajadusel kehtestatakse muudatused järgmise
kalendriaasta 01. jaanuarist.
Loetelu muudetakse, kui ettevõtte ülesannete või struktuuri muutumise tulemusena tekivad uued dokumentide funktsioonid või sarjad; muutuvad kehtestatud säilitustähtajad; selguse huvides on vaja täpsustada või parandada sarjade ja/või allsarjade nimetusi jmt.
Suletud liigitusüksuste (funktsioonide, sarjade/allsarjade) tähiseid uuesti ei kasutata.
Üldjuhul tehakse dokumentide loetelus muudatusi uueks asjaajamisaastaks (möödapääsmatud muudatused viiakse sisse jooksvalt).
Täiendused ja parandused dokumentide loetelus kehtestatakse juhataja käskkirjaga.
Uus dokumentide loetelu kehtestatakse juhul, kui ettevõtte struktuuris ja ülesannetes toimunud ulatuslikud muudatused põhjustavad asjaajamiskorra ja dokumentide koosseisu muudatusi.
Dokumentide loetelu peab olema kättesaadav kõigile töötajatele, kes tegelevad dokumentidega.
Mõisted ja selgitused
Dokument - mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku
tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldased tegevuse või faktide tõestamiseks.
Kirjavahetus - Kirjavahetuses registreeritakse kõik ettevõttele olulised kirjad. Neile antakse kirjale vastav kirja liik. Manuses olevad dokumendid, millel on vastav register, registreeritakse vastavasse registrisse (nt leping). Lihtkirjas saabunud volikirjad (v.a personali volikirjad), garantiikirjad, meeldetuletused, avaldused, kooskõlastused jne registreeritakse lihtkirjana (määratakse süstematiseeriv kirja liik).
Liigitusskeem - liigitusskeemist selguvad funktsioonide, sarjade, tegevuste ja neid dokumenteerivate dokumentide omavahelised seosed.
Funktsioon - tegevuste kogum. Liigitusskeemis on funktsioon ülemine liigitustasand.
Uue funktsiooni vajadusel lisatakse uus funktsioon liigitusskeemi lõppu ja luuakse sarjad ja allsarjad sinna alla. Ülejäänud dokumentide loetelu jääb samaks.
Näiteid funktsioonidest:
Omanikud (OM)
Üldjuhtimine (ÜJ)
Tootmine (TO)
Arendus (AR)
Projektid (PR)
Klienditeenindus (KL)
Finants (FI)
Energeetika (EN)
Labor (LAB)
Abiteenistus (AT)
Personal (…)
Sari ja allsari - liigitusskeemis liigitustasand. Sari on dokumentide grupp tegevuste või toimingute kaupa või muude (liigi, vormi, saamise, loomise, kasutamise) tunnuste alusel. Sarjad jagunevad allsarjadeks.
Sarja või allsarja pealkiri peab avama sarja või allsarja paigutavate dokumentide sisu.
Uue sarja vajadusel lisatakse uus sari dokumentide loetellu vastava funktsiooni alla kõige viimaseks. Olemasolevaid sarju üle ei kirjutata ega muudeta.
Kui mõnda sarja või allsarja enam dokumente ei teki, siis sari lõpetatakse. Lõpetatud sari jääb koos sellele omistatud tähisega dokumentide loetellu alles. Märkuste lahtrisse tehakse lõpetamise kohta märge (nt sari lõpetatud seisuga 00.00.2000.a).
Säilitustähtaeg - määrab kindlaks sarja kuuluvate dokumentide hoidmise ja hävitamiseks eraldamise aja. Selle kehtestamisel arvestatakse dokumendi praktilist väärtust ja unikaalsust. Säilitustähtaeg on lühim aeg, mille jooksul tuleb dokumenti hoida või säilitada.
Säilitustähtaeg kehtestatakse:
• aastates,
• tähtajana või
• alaliselt.
Säilitustähtaja määramisel lähtutakse:
seadustest,
organisatsiooni tegevuse tõestamise vajadusest,
vajadusest tagada mingi toimingu järjepidevus.
Dokumendi säilitustähtaega arvestatakse tema loomise või saamise või kindlaksmääratud sündmuse toimumise kuupäevast. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise või saamise kuupäevast.
Juurdepääsuõigused - Sarja haldamisel määratud juurdepääsud sarjas olevatele dokumentidele.
Märge “Piiranguta” tähendab ainult dokumendi asutusesisest kasutamist v.a siis, kui avalikustamist kolmandatele osapooltele nõuab seadus.
Teabekandja kuju ja asukoht - millisel kujul (paberkandjal, digitaalselt või mõlemal kujul) ja millises asukohas dokument säilitatakse (n.t ettevõtte võrgukettal, avalikes registrites ja keskkondades jne).
Vastutus ja pädevus - ettevõtte töötaja, kes koordineerib dokumentide loetelu koostamist ja täiendamist.
Dokumentide loetelu kinnitatakse juhataja käskkirjaga.
Sarja tähis - liigitusskeemis igale sarjale antud identifikaator.
Tähistamisel kasutatakse tähti, numbreid ja eraldajana sidekriipsu.
Sarja tähis koosneb:
funktsiooni tähisest - nt AA)YL2-1-1
sarja tähisest - nt (AA)YL2-1-1)
allsarja tähisest – nt (AA)YL2-1-1
loendurist ehk järjekorra numbrist – nt (AA)YL2-1-1
Sarja tähises tähed [(AA)] on viide aastale (muutub aasta vahetumisel).
Sarja tähises viimane number (n.t -1) on loendur ehk järjekorranumber, mis on muutuv number.
Märkused - vajadusel sarja või allsarja kuuluvate dokumendiliikide, teemade ja tegevuste täpsustus. Näiteks:
Kui sari lõpetatakse. Nt “Sari lõpetatud seisuga 00.00.2000.a”,
Kui sarjad ühendatakse. Nt “Ühendatud sarjaga AA)... alates 2000 aastast”
Kui muutub sarja pealkiri. Nt sarja Ladu dokumendid puhul – kuni 2000. aastani kandis sari nime...)