Detailsema kohandamisega võimalus, mis pakub rohkem paindlikkust ja valikuid. Kombineeritud numbreid saab luua, võttes aluseks ettevõtte olemasoleva „Dokumentide loetelu“ ja juba kehtiva numeratsioonisüsteemi.
See viis hõlmab numbrite moodustamisel funktsioonide ja jadade kasutamist. Dokumendile unikaalse numbri loomiseks kasutatakse matemaatilist valemit või algoritmi, mis annab laiemaid valikuid ja võimalusi, saab kasutada numbreid, tähti, muutujaid ja erinevaid sümboleid.
Plussid:
Laiemad kohandamisvõimalused
Võimaldab süsteemselt eristada erinevaid dokumendikategooriaid
Sobib keerukamatele organisatsioonistruktuuridele ja suuremahulistele dokumendihalduslahendustele
Miinused:
Keerulisem seadistada ja hallata
Nõuab täpsemat planeerimist ja matemaatiliste valemite või algoritmide loomist
NB! Kombineeritud numbreid soovitame luua, võttes aluseks ettevõtte olemasoleva dokumentide loetelu ja juba kehtiva numeratsioonisüsteemi.
Liigitussüsteem Mailablis
Liigitamise aluseks on funktsioonid ning nende täitmise käigus loodavad ning saadavad dokumendid on liigitatud sarjadesse ja allsarjadesse.
NB! Ülesandeid ei nummerdata.
Projektidele antakse numbrid, aga neil pole sarju ega allsarju.
Seadistamine
Asukoht: Seaded -> Dokumentide numeratsioon
Vali seadistamise viisiks Kombineeritud number.
Funktsiooni lisamine
Funktsioon on liigitusskeemi ülemine liigitustasand.
Funktsiooni tähis võib koosneda numbritest, tähtedest, sümbolitest, järjekorranumbrist.
Näiteid funktsioonidest:
Omanikud (OM)
Üldjuhtimine (YL)
Tootmine (TO)
Arendus (AR)
Klienditeenindus (KL)
Finants (FI)
Projektid (PR)
Personal (PO)
Vali „Lisa Funktsioon“
Avaneb funktsiooni lisamise aken.
Näide:
Näite selgitus:
Nimi - „Arendus“
Sümbol – „AR“. NB! Võid arvestada kohe ka, kas soovid funktsiooni ja sarja tähise vahele eraldajat (nt "-"), siis võid selle juba funktsiooni sümboli taha lisada. Teine võimlaus on lisada see sarja lisades sarja sümboli ette.
Valik „Automaatne aastavahetus“ ehk aastavahetuse taaskäivitus on sisse lülitatud. Automaatse aastavahetuse valikul muutub aasta alguses tähisesse seadistatud aastaarv (kui on kasutuses) ja järjekorranumber algab numbrist 1.
Moodustatav number - „sulud algavad“ - „Aasta kaks viimast numbrit“ - „sulud lõppevad“ – „sümbol“.
Numbri moodustamisel kuvab numbri näidist.
Salvesta täidetud väljad
Näide funktsioonide nimekirjast koos uue lisatud funktsiooniga:
Võid jätkata funktsioonide lisamisamisega või alustada loodud funktsioonile sarja/allsarjade lisamisega.
Sarja lisamine
Sari ja allsari on liigitusskeemis funktsiooni alamtasandid. Sari on dokumentide grupp tegevuste või toimingute kaupa või muude (liigi, vormi, saamise, loomise, kasutamise) tunnuste alusel. Sarjad jagunevad allsarjadeks.
Näide funktsiooni „Arendus“ sarjadest:
Servituudid
Tehnilised tingimused
Kooskõlastused
GIS (geo infosüsteemidega seotud materjalid)
NB! Sarja või allsarja pealkiri peab avama sarja või allsarja paigutavate dokumentide sisu.
Funktsiooniga seotud sarja lisamiseks vajuta funktsiooni nimetuse kõrval asuvale noolele ja vali „Lisa sari“.
Avaneb sarja lisamise aken.
Näide:
Näite selgitus:
Nimi - „Servituudid“
Sümbol - „1“
Moodul - „Servituudid“ (loob seose mooduli liikidega)
Kehtiv alates - „17.jaanuar 2025“
Kehtiv kuni - täitmata, kuna sari on kehtiv (lisatakse sarja arhiveerimisel)
Moodustatav number - Sümbol
Algnumber - „1“. NB! Algnumber võib alata mitte numbrist 1, kui ettevõttes on enne Mailabli numeratsiooni kasutusele võtmist kasutuses olnud numeratsioon, mille järjekorranumbrit soovitakse jätkata.
Dokumendi asukoht - võrguketta asukoht.
Kui sarja alla lisatakse ka allsarju, siis võid teised väljad täita allsarja lisades.
Kui sarjade ja allsarjade parameetrid on ühesugused (samad juurdepääsuõigused, säilitustähtajad jne), võid need lisada sarjale, siis on nad osaliselt uue allsarja lisamisel eeltäidetud (kontrolli, täienda, paranda).
Kui sarjale ei lisandu allsarju, siis täida kõik väljad.
Lisainfo - Sari sisaldab erinevaid kasutusõigusi ja sundvalduseid.
Juurdepääsu õigused - Piiranguta
Dokumentide säilitustähtaeg - Alatine
Paberkandjal säilitamise asukoht - Arhiiv
Välise registri asukoht - Puudub
Salvesta täidetud väljad.
Näide funktsioonide nimekirjast koos funktsiooni alla lisatud sarjaga:
Allsarja lisamine
Allsari on sarja alamtasand.
Näide funktsiooni „Üldjuhtimine“ ja tema sarja „Lepingud“ allsarjadest:
Liitumislepingud
Teenuslepingud
Ostulepingud
Müügilepingud
Sidelepingud
Sarjaga seotud allsarja lisamiseks vajuta sarja nimetuse kõrval asuvale noolele ja vali „Lisa allsari“.
Avaneb allsarja lisamiseks avaneb.
Näide:
Täida väljad, mis on analoogsed sarja lisamise aknaga.
Salvesta täidetud väljad
Liikide lisamine
Mooduli valik sarja lisamisel loob sarjale automaatselt mooduli liikide seose.
NB! Kui moodulile on liigid lisamata, siis alusta sellest!
Liikide kohta täpsemalt Siin
Määra sarjadele ja allsarjadele liigid
Kui sarjal on allsarjad, siis liigid määratakse allsarjades.
Salvesta liikide valik
Kui sarjal pole allsarju või sarjades on liike, mida kasutatakse vaid sarjas, siis lisa need sarjas.
Näide Funktsioonist, tema allsarjast, sarja allsarjadest ja liikidest
Muudatuste tegemine
Muutmiseks on funktsiooni, sarja ja allsarja nimetuse rea paremas servas pliiatsi märk.
Muudatusi tehakse näiteks, kui on vaja täpsustada või parandada sarjade ja/või allsarjade nimetusi jmt.
Liigitusüksusi kustutada ei saa. Neid saab arhiveerida.
Arhiveerimine
Kui ettevõttes mõnda liigiüksust enam ei kasutata, siis selle arhiveerimiseks:
Ava liigiüksuse muutmise valik.
Lisa lahtrisisse "Kehtiv kuni" lõpetamise kuupäev.
Koondvaate näide peale arhiveerimist:
Lõpetatud liigitusüksuste (funktsioonide, sarjade/allsarjade) tähiseid uuesti ei kasutata.