Numeratsiooni eesmärk
Unikaalsus ja identifitseerimine
Igal dokumendil on oma unikaalne number, mis eristab teda teistest dokumentidest ja kindlustab, et iga dokument on hõlpsasti tuvastatav.Lihtsam haldamine
Numeratsioon hõlbustab dokumentide registreerimist, säilitamist ja leidmist. Numbri järgi saab kiiresti kindlaks teha dokumendi loomise aja, liigi või muu olulise omaduse.Jälgitavus ja vastutus
Unikaalne number võimaldab jälgida dokumendi elutsüklit – kes selle koostas, kinnitas või arhiveeris, tagades vastutuse ja läbipaistvuse dokumentidega seotud protsessides.Viitamise mugavus
Dokumendi number lihtsustab konkreetsetele dokumentidele viitamist, eriti suhtluses, kus tuleb vältida mitmetimõistetavust.Õiguslik ja organisatsiooniline nõue
Paljudes valdkondades ja asutustes on dokumendi nummerdamine kohustuslik, et täita õiguslikke ja regulatiivseid nõudeid ning tagada audititeks valmisolek.Süsteemi korrashoid
Dokumendile numbri andmine on oluline osa dokumentide haldamisest ja aitab tagada efektiivsust, korrektsust ning jälgitavust.
Numeratsiooni seadistamine Mailablis
Asukoht: Seaded -> Dokumentide numeratsioon
NB! Üldjuhul on numeratsiooni aluseks dokumentide loetelu, mis on ettevõtte tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ning haldamiseks koostatud loetelu.
Kuigi dokumentide loetelu ei ole otseselt vajalik Mailablis numeratsiooni seadistamiseks ja toimimiseks, muudab see protsessi ettevõtte jaoks lihtsamaks ja süsteemsemaks. Kui ettevõttel on juba olemas toimiv dokumentide struktuur, aitab see selgelt määratleda dokumentide liigid ja seada paika numeratsiooni põhimõtted.
Samuti on oluline, et Mailablis loodud numeratsioonisüsteem oleks kooskõlas ettevõtte dokumentide loeteluga, kui see on olemas. Selline ühtne struktuur tagab, et dokumentide haldamine on järjepidev ja vastab ettevõtte sisemistele nõuetele ning vajadustele.
Seadistamise viisid
Esimese sammuna vali numeratsiooni seadistamise viis. Selleks on kaks valikut:
I. Numbrid kasvavalt
Valik sobib lihtsama dokumendihalduse jaoks. Iga dokumendi puhul omistatakse järjestikune unikaalne number, mis tähendab, et numbrid suurenevad automaatselt iga uue dokumendi loomisel.
Seda tüüpi numeratsioon on lihtne ja tõhus viis dokumentide tuvastamiseks ja organiseerimiseks. Siiski tuleb arvestada, et sellise seadistuse puhul on piiratud paindlikkus – näiteks ei ole võimalik numbrites kasutada täiendavat struktuuri ega kombineerida numbreid teiste identifikaatoritega.
Plussid:
Lihtne seadistada ja kasutada
Sobib väiksematele süsteemidele ja lihtsamatele töövoogudele
Kiire ja üheselt mõistetav dokumentide jälgimine
Miinused:
Piiratud võimalused kohandamiseks
Ei võimalda lisada täiendavat konteksti või eraldada numbreid kategooriate kaupa
II. Kombineeritud numeratsioon
Detailsema kohandamisega võimalus, mis pakub rohkem paindlikkust ja võimalusi. Kombineeritud numbreid saab luua, võttes aluseks ettevõtte olemasoleva „Dokumentide loetelu“ ja juba kehtiva numeratsioonisüsteemi.
Viis hõlmab numbrite moodustamisel funktsioonide ja jadade kasutamist. Dokumendile unikaalse numbri loomiseks saab kasutaja kombeineerida dok loe kehtestatud liigituste sümboolikat ning edasise eest hoolitseb Mailabl. Lisaks hoolitseb Mailabl, et vajadusel saaks ka numbri seeria aasta alguses numbri seeria uuest numbrist kasutusele võetud.
See lähenemine annab laiemaid valikuid ja võimalusi, saab kasutada numbreid, tähti, muutujaid ja erinevaid sümboleid.
Plussid:
Laiemad kohandamisvõimalused
Võimaldab süsteemselt eristada erinevaid dokumendikategooriaid
Sobib keerukamatele organisatsioonistruktuuridele ja suuremahulistele dokumendihalduslahendustele
Miinused:
Keerulisem seadistada ja hallata
Nõuab täpsemat planeerimist ja matemaatiliste valemite või algoritmide loomist
NB! Et valida sobivaim lahendus, tuleb mõlema numeratsioonisüsteemi puhul arvestada ettevõtte vajaduste ja dokumentide halduse keerukusega.
NB! Kui on valitud kombineeritud numeratsioon, siis seda valikut ei ole võimalik tagasi pöörata.