Mailabl Outlook Add-in on Outlooki lisandmoodul, mille abil saad kõik vajalikud kirjad registreerida otse Mailabl´i rakendusse.
Registreerimine
Ava Outlook ja vali kiri, mida soovid registreerida.
Leia Mailabli ikoon kirja tööriista ribal ja ava plugin.
Kui soovid, võid plugina lukustada. Lukustamine tagab, et postkasti avades on plugin alati automaatselt avatud.
Kui kiri on juba varasemalt registreeritud näed selle kohta vastavat teavitust.
Kontakti info
Kirja saatja või saaja e-posti aadressi alusel kuvatakse kontakti automaatsel tuvastamisel täiendavad kontakti andmed (nt temaga seotud tööülesanded, vastutajad jne) või saad info (nagu näites), et kontakti kohta puuduvad varasemad andmed. See info aitab kontaktist saada Outlookist lahkumata kiirülevaate.
Uue kontakti lisamine
Uue kontakti saad lisada, kas Mailablis või enne kirja registreerimist pluginas. Veendu, et kontakt ei ole juba Mailabli andmebaasis. Selleks kasuta kontakti otsingut.
Kui kontakti ei leidnud, lisa see.
Kontakti otsimise ja lisamise kohta täpsemalt siin (loomisel).
Kui kiri on registreerimata, alusta kirja registreerist. Vajuta nupule "Registreeri kiri". Avaneb kirja registreerimise aken.
Kirja seeria
...ehk seotud kirjavahetus.
Kui kiri on seotud varasema kirjavahetusega, on eelneva kirja seosed automaatselt uuele kirjale lisatud! Näites seos projektiga ja vastutajaga.
Kontrolli seoste sobivust, täienda või muuda neid vajadusel.
Kui soovid kirja seeriat mingil põhjusel muuta või seost eemaldada, saad seda teha käsitsi. Varasema kirjaseerija leidmiseks kirjuta otsingusse, kas kirja seeria number või kirja teema
Tähtaeg ja staatus
Staatustega saad määrata, kas kiri on ootab vastust, on teadmiseks või vajab veel täpsustamist.
Kirjad, mis ei vaja vastust või edasist tähelepanu, on lõpetamist määrava staatusega (nt "Lõpetatud") ja ei vaja tähtaja määramist. Samas lõpetamata staatusega kirjadele määra tähtaeg.
Tähtaegade kohta saad täpsemalt lugeda Siit.
Kirja teema ja kokkuvõte
Kirja teema ehk kirja saatja teema kirjal, mis on automaatselt täidetud.
Lisa kirja kokkuvõtte.
Kokkuvõtte eesmärk on pakkuda kirjaregistris kirja sisu kohta paremat ülevaadet ilma kirjakannet avamata. Tihti ei paku kirja teema (nt "Tere!", "Küsimus" jms) sisust konkreetset ülevaadet.
UUS! - kirja kokkuvõte AI abil (testperiood)
Valides "Genereeri AI abiga" genereeritakse kirja sisu kohta lühikokkuvõte.
Kirja liik
Vali sobiv kirja liik.
Kirja liigid aitavad kirju paremini filtreerida ning eristada nt teadmiseks, või siis Teabenõude kirju.
Liikide ja nende seadistamise kohta saad lugeda siit
Vastutaja ja liikmed
(ettevõtte Mailabli keskkonna kasutajad)
Määra vastutaja.
Vastutaja on meeskonna liige, kes vastutab, et kiri saaks korrektselt ja tähtajaliselt vastatud. Vastutaja võib vastuse koostamise delegeerida valdkonna spetsialistile või küsida kirja koostamiseks infot või andmeid teistelt töötajatelt.
Määra liikmed
Liikmed või liige on lisaks vastutajale seotud kirja koostamise ja /või väljastamisega. Kui kirja Vastutaja korraldab üksi kirja koostamise, siis liikmeid ei määrata ja lahter jääb tühjaks.
Seosväljad
Seosväljad ei ole kohustuslikud väljad, kuid vajalikud info leitavuseks.
Kolme otsingu printsiip - Kinnistu, Kontakt või Projekt!
Täida olulised seosväljad, mis võivad kirjaga seotud olla:
Lisa projekti või projektide seos.
Lisa ülesande või ülesannete seos.
Lisa kontakti või kontaktide seos.
Kontakt on kannetega seotud isik. Näiteks ülesandega seotud ehitaja või kinnistu omanik.
Lisa kinnistu või kinnistud.