Prioriteetide eesmärk
Tegevuste tähtsuse määramine ja prioriteetide kasutamine on tõhus viis töökorralduse parendamiseks ning ressursside sihipäraseks jaotamiseks. Prioriteetide määramine aitab kasutajatel keskenduda olulistele ülesannetele ja saavutada paremaid tulemusi, vähendades samal ajal ajakulu.
Prioriteetide süsteem Mailablis
Prioriteedi saab määrata:
ülesande loomisel
ülesandes
Prioriteedid Mailablis:
Kiire - tegevused, mis nõuavad kohest tähelepanu ja peavad olema lahendatud esmajärjekorras.
Tähtis - tegevused, mis on olulised, kuid mille tähtaeg ei ole koheselt käes. Neid tuleks siiski planeerida ja teostada esimesel võimalusel.
Keskmine - tegevused, millel puudub otsene tähtaeg või suur mõju, kuid mis tuleb ära teha. Neid võib jätta madalama prioriteedi tegevuste ette.
Madal - tegevused, mis ei ole hetkel olulised ja mida saab edasi lükata, kui ressursid on piiratud.
Prioriteetide järgi filtreerimine
Prioriteetide alusel saab ülesandeid hõlpsasti filtreerida, võimaldades keskenduda hetkel olulisels. Samuti saab eristada ülesandeid, millel prioriteedid puuduvad, andes võimaluse neid vajadusel täpsustada, kõrvale jätta või analüüsida, miks prioriteedid puuduvad. Samuti on võimalus analüüsida, kui palju on ettevõttes näiteks kriitilise prioriteediga ülesandeid
Kuidas prioriteete määrata?
Hinda iga tegevuse mõju ja kiireloomulisust. Küsige endalt: "Kas selle ülesande täitmata jätmine tekitab olulisi tagajärgi?"
Kasuta Eisenhoweri maatriksit, mis aitab ülesanded jagada neljaks kategooriaks: kiireloomuline ja oluline, kiireloomuline kuid mitte oluline, oluline kuid mitte kiireloomuline, ning ei kiireloomuline ega oluline.
Väldi prioriteetide ülehindamist. Liiga palju "kiireid" ülesandeid muudab süsteemi ebaefektiivseks.
Lisasoovitused:
Regulaarselt vaadake prioriteete üle ja uuendage neid vastavalt muutuvatele oludele.
Koolitage meeskonda, et kõik oskaksid prioriteete ühiselt määrata ja neist kinni pidada.
Kokkuvõte
Prioriteetide tõhus kasutamine võimaldab paremini suunata tähelepanu ja ressursid sellele, mis tegelikult loeb, aidates saavutada nii isiklikke kui ka meeskonna eesmärke.