Staatuste eesmärk
Staatuseid kasutatakse, et jälgida objekti, tegevuse või protsessi olekut kindlal ajahetkel. Nad annavad selguse ja struktuuri, aitavad protsesse juhtida ning võimaldavad operatiivseid ja strateegilisi otsuseid teha.
Staatuseid saab rakendada projektides, ülesannetes, kommunikatsioonis jne.
Allpool on ülevaade sellest, miks ja kuidas staatuste kasutamine on kasulik erinevates kontekstides.
Protsesside selgus ja lihtsus -nende kasutamine loob ülevaatliku pildi, millises etapis protsess või objekt parasjagu asub. See vähendab segadust ja ebaselgust, kuna kõigil osapooltel on sama arusaam hetkeolukorrast.
Efektiivne kommunikatsioon - staatuste abil saab hõlpsalt ja kiiresti informatsiooni edastada. Näiteks staatus projektis võimaldab osapooltel kiiresti näha, mis seisus protsess on, ilma detailset informatsiooni otsimata.
Aja kokkuhoid - staatused vähendavad vajadust manuaalsete päringute või järelkontrollide järele. Kui süsteemis on automaatsed töövood, liiguvad toimingud ühelt staatuselt teisele ilma käsitsi sekkumiseta.
Prioriteetide määramine - staatused võivad aidata prioriteete määrata, näiteks märgistades tegevused kui "kriitiline", "edasilükatud" või "täidetud". See võimaldab kasutajatel keskenduda olulistele ülesannetele, suunates ressursid vajalikele tegevustele.
Staatuste kasutamine töövoogude juhtimiseks
Staatuste kasutamine mängib keskset rolli töövoogude juhtimisel ja automatiseerimisel.
Automatiseeritud tegevused
Süsteem muudab automaatselt staatust, kui teatud tingimused on täidetud. Näiteks tellimuse staatust muudetakse "täidetud" pärast arve tasumist.Jälgitavus ja läbipaistvus
Töövoogude juhtimine läbi staatuste võimaldab hõlpsalt jälgida, kus mingi protsess parasjagu asub. Kui projekt liigub staatustes edasi (nt "Ettevalmistamisel" → "Töös" → "Lõpetatud"), saab töövoogu analüüsida ja optimeerida.Tööde jaotamine ja prioritiseerimine
Töövood võimaldavad staatuse põhjal ülesanded edasi suunata vastavatele tiimidele või isikutele. Näiteks klienditoe päring võib automaatselt liikuda järgmisest tiimist läbi sõltuvalt selle hetkeseisust ("ootab vastust" → "teostamisel" → "lahendatud").
Staatuste kasutamine aruandluses
Aruandluses on staatuste kasutamine oluline, et koostada erinevatel tasemetel aruandeid ja analüüse.
Progressi jälgimine
Staatuste põhjal on võimalik genereerida aruandeid, mis annavad ülevaate protsessi edenemisest. Näiteks kui suur osa projektidest on "Lõpetatud", "Ettevalmistamisel" või "Ootel", saab kiiresti hinnata tööde seisu ja võtta vajadusel parandusmeetmeid.Vigade ja kitsaskohtade tuvastamine
Analüüsides protsesside viivitusi või staatust "Töös" olevate tegevuste osas, saab kiiresti leida kitsaskohad, mis vajavad parandamist või ressursi ümberjaotust.Tulemuste optimeerimine
Aruannetes kuvatud staatused võimaldavad juhtidel näha suuremat pilti ja optimeerida ressursikasutust. Kui näiteks paljud ülesanded on staatuses "Kiire", on vaja kiireloomuliselt reageerida ja võtta kasutusele kiiremaid lahendusi.
Staatuste kasutamine filtrites
Filtreerimine on üks olulisemaid meetodeid, kuidas suurendada ülevaatlikkust ja võimaldada kasutajatel kiiresti vajaliku informatsioonini jõuda. Staatuseid saab kasutada filtrites, et kasutajad saaksid:
Fookuse kitsendamine
Kasutajad saavad otsida ainult teatud staatusega objekte. Näiteks kliendihaldustarkvaras saab otsida ainult "avatud" juhtumeid, et keskenduda pooleliolevatele ülesannetele.Erinevate tööetappide jälgimine
Filtrid võivad aidata näha protsessi erinevaid etappe, näiteks projekti staatus "kavandamisel", "teostamisel", "testimisel", mis võimaldab projektijuhil keskenduda konkreetsele staadiumile.Kiirem otsuste tegemine
Staatuse järgi filtreerimine võimaldab juhtidel ja töötajatel kiiresti tuvastada kitsaskohti, viivitusi või järelejäänud tegevusi, et optimeerida oma tööaega ja ressursse.
Staatused Mailablis
Staatused saab jaotada vastavalt moodulitele. St Projektidel võivad olla ühed staatused, ülesannetel, lepingutel, kirjadel teistsugused.
Staatuste valiku ja nimekirja saab iga ettevõte vastavalt oma vajadustele ise koostada. Ettevõtte soovi korral võime lisada meie poolt eelseadistatud staatused.
Staatuste seadistamine
Asukoht:
Seaded -> Üldine -> Staatused
Staatused on lisatavad ja hallatavad moodulite kaupa.
Ava moodul, millele staatuseid määrata soovid.
Vajuta "Lisa staatus" nupule.
Lisa staatuse nimetus (nt "Ettevalmistamisel") ja vajuta "Enter" klahvi.
Lisa staatusele jälgimist lihtsustav värv (vajuta värvi kastile).
Määra, kas staatus on avatud või suletud. Suletud staatus lõpetab automaatselt ka kirje. Nt Projekti moodulis staatus "Lõpetatud" suletud oleku korral lõpetab automaatselt ka projekti.
Staatuse kustutamiseks kasuta rea lõpus prügikasti märki.
Staatuse muutmiseks kasuta saatuse nime taga pliiatsi märki.
Näide projektide mooduli staatuste struktuurist koos kirjeldustega
Ettevalmistamisel - Projekt on ettevalmistavas faasis. Kogutakse andmeid. Otsustamata võivad olla tähtajad, täpsed vajadused ja võimalused
Planeeritud Projektile on planeeritud tegevused, määratud tähtajad, meeskond ja Vastutaja. Loodud esimesed alamprojektid ja/või ülesanded
Töös - Projekt on reaalselt töös
Ootel - Alustatud on projekti reaalse elluviimisega, aga mingil põhjusel on ooteseisundis. Ootel tähendab ajutist peatamist ja mõne aja pärast jätkamist. Projektile peab olema lisatud kommentaar, miks projekt on peatatud. Määratud on orienteeruv uuesti alustamise tähtaeg. Projektil peab olema Vastutaja
Lõpetatud - Kõik projektis planeeritud tööd on teostatud. Projekti lõpetab projekti Vastutaja, kui kõik projektiga seotud eelnevad tegevused on lõpetatud.
Garantiiperiood - Staatus määratakse, kui toimub lepingulisi tegevusi, mis käsitlevad garantii tekkimist. Staatus määratakse koheselt, kui realiseerib lepingukohane garantiitingimuse klausel. Staatatuse olemasolul peab olema lisatud projektiga seotud ülesanne või alamprojekt
Tühistatud - Mingil põhjusel projekt katkestati. Näiteks: klient pidas hanke tulemusi liiga kalliks
Arhiveerida - ootab arhiveerimist.
Arhiveeritud - arhiveeritud seisus.
Vaikimisi staatus
Saad määrata vaikimisi staatuse. Näiteks, kui projektidel on vaikimisi staatus "Ettevalmistamisel", siis iga uue prjekti lisamisel on automaatselt projekti esmane staatus "Ettevalmistamisel". Vaikimisi staatust saab alati muuta.